Rechnungseingang
Vorher: PDFs werden aus dem Postfach gezogen, Beträge abgetippt, Freigaben per Mail nachgefragt.
Nachher: Belege werden automatisch ausgelesen, geprüft, zur Freigabe geroutet und gebucht. Nur Abweichungen landen bei einem Menschen.
IT & KI-Automatisierung
Deine Prozesse laufen künftig von selbst.
Wir zeigen dir, wo in deinem Unternehmen täglich Stunden verloren gehen – und automatisieren genau diese Stellen mit KI. Ohne Buzzword-Bingo, ohne Projekt, das ein Jahr dauert.
30 Minuten, unverbindlich – danach weißt du, welche 3 Prozesse sich bei dir zuerst rechnen.
- ~12 h
- Manuelle Arbeit pro Woche, die typische KMU nach dem ersten Automatisierungs-Sprint einsparen.
- 4 Wochen
- Von der Analyse zur ersten laufenden Automatisierung – statt endloser Konzeptphasen.
- DSGVO
- Umsetzung auf europäischer Infrastruktur, mit klarer Dokumentation für deinen Datenschutz.
Warum automatisieren
Drei Dinge ändern sich messbar
Automatisierung ist kein Technikprojekt, sondern eine Rechnung: Zeit, Kosten, Fehler. Genau diese drei Größen halten wir vor dem Start fest – und danach wieder.
01 — ZEIT
Routine verschwindet aus dem Tag
E-Mails sortieren, Daten aus PDFs abtippen, Status nachfragen, Termine abstimmen: Das sind in einem Büro mit fünf Leuten schnell zwei Arbeitstage pro Woche. Ein Workflow übernimmt diese Schritte dauerhaft und arbeitet auch nachts weiter.
Typisch nach dem ersten Sprint: 8–15 Stunden weniger Handarbeit pro Woche.
02 — KOSTEN
Wachstum ohne neue Stellen
Manuelle Prozesse skalieren nur über Köpfe: doppeltes Volumen heißt doppelter Aufwand. Ein automatisierter Prozess verarbeitet das Zehnfache ohne zusätzliche Kosten – und du kannst Aufträge annehmen, die vorher an der Verwaltung gescheitert wären.
Ein sauber gewählter erster Use Case amortisiert sich meist in 3 bis 6 Monaten.
03 — QUALITÄT
Weniger Fehler, gleiche Ergebnisse
Bei monotonen Aufgaben sind Zahlendreher und vergessene Schritte unvermeidbar – und sie kosten Nacharbeit und Vertrauen. Ein Workflow hält sich an jede Regel, protokolliert jeden Schritt und legt Sonderfälle bewusst einem Menschen vor.
Kein Prozess läuft blind: Ausnahmen gehen immer an dein Team.
Schnelle Einordnung
Drei Fragen, dann weißt du, wo du anfängst
Keine Anmeldung, keine E-Mail nötig. Das Ergebnis ist eine Empfehlung, mit welcher Leistung ein Einstieg bei dir am meisten Sinn ergibt – und was im ersten Gespräch zu klären wäre.
- Dauert unter einer Minute
- Bleibt in deinem Browser
- Danach optional der kostenlose KI-Check
Leistungen
Drei Wege, wie wir dich konkret entlasten
Alles einzeln buchbar – meistens starten wir mit einem Punkt und wachsen von dort.
KI-Beratung & Strategie
Wir sortieren gemeinsam, was KI bei dir wirklich bringt – und was du dir sparen kannst. Am Ende hast du eine Roadmap mit Kosten, Nutzen und Reihenfolge.
- KI-Readiness-Analyse
- Use-Case-Bewertung nach ROI
- Tool- und Anbieterauswahl
Prozessautomatisierung
Angebote, Rechnungen, Stammdaten, Reportings: Alles, was heute per Copy-Paste läuft, verbinden wir zu einem Workflow, der ohne dich weiterläuft.
- Dokumente & Rechnungen automatisch erfassen
- Systeme & Tools verbinden
- Reportings, die sich selbst bauen
KI-Agenten & Chatbots
Assistenten, die auf deinem eigenen Wissen arbeiten – im Kundenservice, im Vertrieb oder intern als Ansprechpartner für Handbücher und Richtlinien.
- Wissensassistent auf eigenen Daten
- Anfragen vorqualifizieren & beantworten
- Anbindung an E-Mail, CRM & Website
Beispiele aus der Praxis
Was Automatisierung im Alltag konkret bedeutet
Vier typische Ausgangslagen im Mittelstand – und was sich danach ändert. Deine Situation ist vermutlich eine Mischung daraus.
Angebote & Vertrieb
Vorher: Jedes Angebot entsteht aus einer alten Datei, Nachfassen hängt am Gedächtnis.
Nachher: Anfragen werden vorqualifiziert, Angebote aus Bausteinen erzeugt, Follow-ups automatisch terminiert.
Kundenservice
Vorher: Dieselben zwanzig Fragen jeden Tag, Antwortzeit über einen Tag.
Nachher: Ein Assistent auf euren eigenen Unterlagen beantwortet Standardfälle sofort und übergibt den Rest mit Kontext ans Team.
Reporting
Vorher: Am Monatsanfang zwei Tage Excel, Zahlen aus drei Systemen zusammensuchen.
Nachher: Ein Dashboard zieht sich die Daten selbst und schickt die Zusammenfassung montags ins Postfach.
Personal & Onboarding
Vorher: Bewerbungen liegen im Sammelpostfach, Onboarding läuft über eine Word-Checkliste, die jemand pflegen muss.
Nachher: Bewerbungen werden ausgelesen und gegen das Anforderungsprofil gespiegelt, neue Kolleg:innen erhalten Zugänge, Unterlagen und Termine automatisch.
Stammdaten & Disposition
Vorher: Artikel- und Kundendaten werden in zwei Systemen doppelt gepflegt, Abweichungen fallen erst beim Kunden auf.
Nachher: Ein Abgleich prüft nachts alle Datensätze, korrigiert eindeutige Fälle und legt den Rest als Aufgabe mit Begründung vor.
Kein Fall dabei, der deinem gleicht? Genau dafür ist der KI-Check da – erzähl uns den Ablauf, wir sagen dir, ob sich Automatisierung lohnt.
Für wen
Gemacht für den Mittelstand, der keine eigene KI-Abteilung hat
Dort, wo es keine eigene IT-Abteilung für Innovationsprojekte gibt, aber genug Volumen, dass sich Automatisierung sofort rechnet. Du sprichst direkt mit den Leuten, die den Prozess anschließend auch bauen – keine Zwischenebene, keine Weitergabe an ein fremdes Projektteam.
- Ein festes Team von der Analyse bis zur Übergabe
- Umsetzung auf euren bestehenden Systemen
- Schulung und Dokumentation gehören dazu
- Remote in ganz Deutschland, vor Ort nach Absprache
Branchen, in denen es besonders schnell greift
Handel & E-Commerce, produzierendes Gewerbe, Logistik, Handwerksbetriebe mit Büroorganisation, Dienstleister mit hohem Dokumentenaufkommen.
Womit wir arbeiten
Microsoft 365 und Power Platform, Workflow-Tools wie n8n oder Make, gängige ERP- und CRM-Systeme, Sprachmodelle über europäische Endpunkte.
Was wir nicht machen
Keine Tool-Verkäufe auf Provision, keine Konzepte für die Schublade, keine Automatisierung von Prozessen, die man besser abschafft.
Vorgehen
In vier Schritten von der Idee zum laufenden Prozess
Du bekommst nach jedem Schritt etwas, das du behalten kannst – kein Ergebnis hängt davon ab, dass wir weitermachen.
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01 — KI-CHECK
Wir schauen hin
30 Minuten Gespräch, wir sichten deine Abläufe und nennen dir die drei lohnendsten Ansatzpunkte. Kostenlos.
Du bekommst: Kurznotiz mit den Top-3-Ansatzpunkten.
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02 — ANALYSE
Potenzial rechnen
Wir messen Aufwand und Fehlerquellen im Ist-Zustand, zeichnen den Prozess auf und stellen Nutzen, Kosten und Risiken gegenüber.
Du bekommst: Prozesslandkarte und Roadmap mit Festpreisen.
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03 — PILOT
Ein Prozess, echt
Wir setzen einen Use Case produktiv um – klein genug für vier Wochen, groß genug, dass man es merkt. Test mit echten Daten, bevor er scharf geht.
Du bekommst: einen laufenden Prozess und die Vorher-Nachher-Zahlen.
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04 — SKALIEREN
Team übernimmt
Dokumentation, Schulung, Übergabe. Danach könnt ihr weitere Prozesse selbst anschließen – oder wir begleiten es weiter.
Du bekommst: Handbuch, Schulung und einen Plan für die nächsten Prozesse.
Referenzen
Projekte, die heute im Betrieb laufen
Fünf umgesetzte Automatisierungen aus Kundenprojekten. Details und Kundennamen nennen wir auf Anfrage und nur mit Freigabe.
Kundenservice
Automatisierung Supporttickets
Eingehende Tickets werden nach Thema und Dringlichkeit klassifiziert, dem richtigen Team zugewiesen und bei Standardfällen direkt mit einem Antwortvorschlag aus der eigenen Wissensbasis versehen.
Effekt: klare Priorisierung, deutlich kürzere Erstreaktionszeit.
Vertrieb
Automatisierung Angebotserstellung
Aus Anfrage, Preisliste und Textbausteinen entsteht ein fertiges Angebot samt Dokument und CRM-Eintrag. Nachfass-Termine werden automatisch gesetzt, statt im Kopf mitgeführt zu werden.
Effekt: Angebote am selben Tag statt in der Folgewoche.
Marketing & Design
Automatisierung grafischer Prozesse
Wiederkehrende Gestaltungsaufgaben werden aus Vorlagen und Produktdaten erzeugt: Formatvarianten, Bildaufbereitung, Datenblätter und Werbemittel entstehen auf Knopfdruck im korrekten Corporate Design.
Effekt: Gestaltungszeit fließt in Konzepte statt in Varianten.
Finanzen
Automatisierung Buchhaltung
Belege werden aus Postfach und Portalen eingesammelt, ausgelesen, gegen Bestellungen geprüft, zur Freigabe geroutet und an die Buchhaltung übergeben. Nur Abweichungen landen als Aufgabe bei einem Menschen.
Effekt: kein Abtippen mehr, sauberer Monatsabschluss.
Geschäftsführung
Automatisierung KPI-Reporting für die GF
Kennzahlen aus ERP, CRM und Buchhaltung laufen in ein gemeinsames Dashboard. Die Geschäftsführung erhält einen festen Report mit Abweichungen und Kommentar, ohne dass jemand Zahlen zusammensucht.
Effekt: Entscheidungsgrundlage am Montag statt Mitte des Monats.
Zusammenarbeit
Vier Formate – du wählst die Tiefe
Jedes Format ist einzeln buchbar und endet mit einem Ergebnis, das dir bleibt. Preise nennen wir vor dem Start als Festpreis, nicht als Schätzung mit offenem Ende.
Kostenlos
KI-Check
30 Minuten Gespräch über deine Abläufe, danach eine schriftliche Kurzeinschätzung mit den drei lohnendsten Ansatzpunkten.
Festpreis
Potenzialanalyse
Workshop, Prozessaufnahme und ROI-Rechnung für die wichtigsten Abläufe. Ergebnis ist eine priorisierte Roadmap, die du auch ohne uns umsetzen könntest.
Beliebtester Einstieg
Automatisierungs-Sprint
Ein Use Case von der Konzeption bis in den Live-Betrieb, inklusive Test mit echten Daten, Schulung und Dokumentation.
Monatlich
Betreuung & Ausbau
Betrieb, Monitoring und Weiterentwicklung laufender Automatisierungen, plus ein festes Kontingent für neue kleine Workflows.
Technologie & Datenschutz
Bewährte Werkzeuge, europäische Infrastruktur
Wir bauen nicht das technisch Spannendste, sondern das, was dein Team in zwei Jahren noch bedienen kann. Deshalb setzen wir auf verbreitete Plattformen statt auf Eigenbau – und auf Anbieter, die innerhalb der EU verarbeiten.
Datensparsamkeit zuerst. Ein Prozess bekommt nur die Felder, die er wirklich braucht. Personenbezogene Daten werden gefiltert, bevor ein Sprachmodell sie sieht.
Kein Training mit deinen Daten. Es werden Anbieter und Tarife gewählt, die eine Nutzung der Inhalte zum Modelltraining ausschließen.
Nachvollziehbar dokumentiert. Jeder Prozess wird mit Datenflüssen und Verantwortlichkeiten beschrieben – Grundlage für AV-Verträge und eure Verarbeitungsverzeichnisse.
Automatisierung & Workflows
Microsoft 365 mit Power Automate und Power Apps, n8n, Make, Zapier; Schnittstellen über REST-APIs und Webhooks.
KI-Modelle & Assistenten
Sprachmodelle über EU-Endpunkte, Dokumentenverständnis per OCR, Wissensassistenten auf euren eigenen Unterlagen, auf Wunsch auch lokal betriebene Modelle.
Systeme, die angebunden werden
ERP- und Warenwirtschaftssysteme, CRM, DATEV und Buchhaltungslösungen, Ticket- und Projektsysteme, Mail und Kalender, Dateiablagen.
Auch wichtig: EU AI Act
Bei jedem Use Case wird eingeordnet, in welche Risikoklasse er fällt und welche Pflichten daraus folgen – damit die Automatisierung auch in zwei Jahren noch zulässig ist.
Wer dahinter steht
Ein Team aus Beratung und Umsetzung
Bei TLM Advisory sprechen die Menschen mit dir, die den Prozess anschließend auch bauen: Beratung, Entwicklung und Betrieb sitzen im selben Team. Geführt wird die Gesellschaft von Nino Boender, der auch im Erstgespräch mit am Tisch sitzt.
Unser Anspruch: Jedes Projekt muss sich mit Zahlen begründen lassen. Wenn Automatisierung an einer Stelle nichts bringt, sagen wir das – das kostet uns ein Projekt und spart dir Geld.
„Die meisten Unternehmen brauchen keine KI-Strategie. Sie brauchen drei Prozesse, die endlich ohne sie laufen.“
FAQ
Häufige Fragen
Etwas nicht dabei? Schreib es einfach ins Kontaktformular – du bekommst eine persönliche Antwort.
Ist KI bei meiner Größe überhaupt sinnvoll?
Gerade dann. Je kleiner das Team, desto mehr fällt wiederholte Handarbeit ins Gewicht. Wir suchen nicht das größte Projekt, sondern das, das dir sofort Stunden zurückgibt.
Was kostet der Einstieg?
Der KI-Check ist kostenlos. Danach arbeiten wir zum Tagessatz oder zum Festpreis pro Use Case – du bekommst die Zahl vorher, nicht hinterher.
Wie lange dauert die erste Automatisierung?
In der Regel vier Wochen von der Freigabe bis zum produktiven Betrieb. Voraussetzung ist, dass eine Person bei dir im Haus für Rückfragen ansprechbar ist.
Was passiert mit unseren Daten?
Wir arbeiten so datensparsam wie möglich, bevorzugt auf europäischer Infrastruktur, mit Auftragsverarbeitungsvertrag und dokumentierten Verarbeitungsschritten für deinen Datenschutz.
Müssen wir unsere Systeme austauschen?
Nein. Wir bauen auf dem auf, was du hast – ERP, CRM, Buchhaltung, Mail. Neue Tools kommen nur dazu, wenn sie sich rechnen.
Was, wenn niemand bei uns KI kann?
Normalfall. Deshalb gehört Schulung und Dokumentation immer zur Übergabe: dein Team soll die Prozesse danach selbst bedienen und erweitern können.
Welche Prozesse lassen sich überhaupt automatisieren?
Alles, was wiederkehrt und klaren Regeln oder Dokumenten folgt: Rechnungseingang, Angebotserstellung, Stammdatenpflege, Kundenanfragen, Reporting, Terminkoordination, Onboarding. Entscheidend ist nicht die Art der Aufgabe, sondern wie oft sie anfällt.
Wie viel Aufwand entsteht bei uns im Team?
Rechne mit zwei bis vier Stunden pro Woche während eines Sprints: Prozess erklären, Zwischenstand testen, Freigaben geben. Die Umsetzung selbst läuft bei uns.
Wie messen wir, ob es sich gelohnt hat?
Vor dem Start halten wir Bearbeitungszeit, Durchlaufzeit, Fehlerquote und Volumen fest. Nach vier Wochen Betrieb messen wir dieselben Werte erneut – daran hängt auch die Entscheidung, ob wir weitermachen.
Was passiert, wenn die Automatisierung einen Fehler macht?
Jeder Prozess hat definierte Ausnahmen: Unklare Fälle werden nicht geraten, sondern als Aufgabe mit Begründung an einen Menschen übergeben. Zusätzlich protokolliert jeder Lauf, was passiert ist, sodass Fehler nachvollziehbar bleiben.
Bleiben wir von dir abhängig?
Nein, und das ist Absicht. Alles läuft in euren Accounts, die Dokumentation gehört euch, die Schulung gehört zur Übergabe. Betreuung buchst du, weil sie sich lohnt – nicht, weil sonst nichts mehr läuft.
Funktioniert die Zusammenarbeit auch komplett remote?
Ja, das ist der Normalfall. Prozessarbeit lebt von Bildschirmfreigabe und gemeinsamen Dokumenten, das funktioniert aus der Ferne erfahrungsgemäß sogar besser als im Besprechungsraum. Für Workshops kommen wir auf Wunsch auch vor Ort dazu.
KI-Check
Erzähl uns, wo es hakt
Ein Satz reicht. Wir melden uns innerhalb von 24 Stunden mit einem Terminvorschlag und einer ersten Einschätzung.
kontakt@tlm-advisory.de 0221 99992410 TLM Advisory UG (haftungsbeschränkt) Im Forst 48, 51105 KölnDanke, angekommen!
Wir melden uns innerhalb von 24 Stunden bei dir.